Jakie transakcje mogą uruchomić procedurę AML i doprowadzić do blokady rachunku?

Jakie transakcje mogą uruchomić procedurę AML i doprowadzić do blokady rachunku? Zwykle są to operacje nietypowe dla profilu klienta, trudne do wyjaśnienia gospodarczo, powiązane z jurysdykcjami podwyższonego ryzyka albo budzące podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Dla firmy skutkiem może być utrata płynności, opóźnienie wypłat, zatrzymanie rozliczeń z kontrahentami, ryzyko podatkowe i reputacyjne oraz odpowiedzialność osób zarządzających. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Procedura AML a blokada rachunku bankowego – na czym polega ryzyko?

Procedury AML są stosowane przez banki i inne instytucje obowiązane na podstawie ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu [1]. Bank analizuje klienta, źródło środków, cel relacji gospodarczej, beneficjenta rzeczywistego i zgodność transakcji z dotychczasowym profilem działalności.

Fakt prawny: GIIF może zażądać wstrzymania transakcji lub blokady rachunku na okres nie dłuższy niż 96 godzin. Następnie prokurator może postanowić o dalszym wstrzymaniu transakcji lub blokadzie rachunku na czas oznaczony, nie dłuższy niż 6 miesięcy [1].

Opinia biznesowa: dla przedsiębiorcy najgroźniejszy nie jest sam alert AML, lecz brak przygotowanej dokumentacji, która pozwala szybko wykazać legalne pochodzenie środków i gospodarczy sens transakcji. Im dłużej trwa wyjaśnianie, tym większe ryzyko zatorów płatniczych, wypowiedzenia umów i utraty zaufania kontrahentów.

Szerzej o mechanizmie działania GIIF i dalszej blokadzie rachunku można przeczytać w opracowaniu dotyczącym wstrzymywania transakcji i blokowania rachunków przez GIIF.

Transakcje gotówkowe i wpłaty o nietypowej częstotliwości

Jednym z klasycznych sygnałów AML są operacje gotówkowe, które nie pasują do modelu działalności klienta. Nie oznacza to automatycznie naruszenia prawa, ale może uruchomić pogłębioną analizę banku.

W praktyce szczególną uwagę mogą zwrócić następujące zachowania:

• regularne wpłaty gotówkowe tuż poniżej ustawowych progów raportowania transakcji lub limitów wewnętrznych banku,
• wpłaty gotówkowe dokonywane przez różne osoby bez jasnego związku z działalnością firmy,
• nagły wzrost obrotu gotówkowego na rachunku spółki, która dotąd działała głównie przelewami,
• wpłaty i szybkie wypłaty środków bez widocznego celu gospodarczego,
• obrót gotówką w działalności, która według profilu bankowego nie powinna generować takich przepływów.

Znaczenie ma kontekst. Inaczej oceniana będzie gotówka w gastronomii, handlu detalicznym lub usługach lokalnych, a inaczej w spółce doradczej, holdingowej albo informatycznej. Problem powstaje wtedy, gdy klient nie potrafi spójnie wyjaśnić źródła pieniędzy, przedstawić faktur, umów, raportów kasowych, dokumentów magazynowych lub historii rozliczeń.

Przelewy międzynarodowe i jurysdykcje podwyższonego ryzyka AML

Transakcje transgraniczne są naturalnym elementem obrotu gospodarczego, ale w procedurach AML często wymagają szerszej weryfikacji. Bank może analizować nie tylko kwotę przelewu, lecz także kraj nadawcy lub odbiorcy, opis płatności, częstotliwość operacji oraz relację między stronami.

Podwyższone ryzyko może pojawić się zwłaszcza przy następujących płatnościach:

• przelewach do lub z państw uznawanych za jurysdykcje wysokiego ryzyka,
• płatnościach z udziałem podmiotów offshore lub spółek o nieprzejrzystej strukturze właścicielskiej,
• transakcjach, w których odbiorca płatności nie jest stroną umowy,
• przelewach opisanych ogólnikowo, na przykład jako „usługa”, „rozliczenie” albo „zaliczka”, bez dokumentów źródłowych,
• transferach środków przez kilka rachunków w krótkim czasie, bez jasnego uzasadnienia ekonomicznego.

Fakt prawny: instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikację i weryfikację klienta oraz beneficjenta rzeczywistego, a także ocenę celu i charakteru stosunków gospodarczych [1]. Jeżeli transakcja nie jest spójna z tą oceną, bank może żądać dodatkowych wyjaśnień i dokumentów.

Dla działów finansowych oznacza to konieczność przechowywania pełnej dokumentacji transakcyjnej. Sama faktura może nie wystarczyć, jeżeli bank oczekuje umowy, zamówienia, potwierdzenia wykonania usługi, korespondencji handlowej albo dokumentów transportowych.

Nietypowe przepływy na rachunku firmowym i szybkie transfery środków

Procedury AML często reagują na schemat przepływu środków. Bank bada, czy rachunek służy zwykłej działalności gospodarczej, czy raczej jako rachunek tranzytowy, przez który pieniądze tylko przepływają.

Za nietypowe mogą zostać uznane w szczególności takie schematy:

• wpływ wysokiej kwoty i niemal natychmiastowy przelew dalej, bez pozostawienia marży lub kosztów operacyjnych,
• przyjmowanie środków od wielu niepowiązanych nadawców i przekazywanie ich jednemu odbiorcy,
• otrzymywanie płatności od podmiotów z branż niezgodnych z profilem firmy,
• nagłe uruchomienie dużych obrotów na rachunku wcześniej nieaktywnym,
• dzielenie jednej większej operacji na wiele mniejszych przelewów.

Opinia biznesowa: spółka powinna traktować profil działalności w banku jako element zgodności, a nie formalność przy zakładaniu rachunku. Jeżeli firma zmienia model biznesowy, wchodzi na nowe rynki, rozpoczyna obrót międzynarodowy albo znacząco zwiększa skalę płatności, warto zadbać o spójność danych przekazanych bankowi.

Jeżeli rachunek został już zablokowany albo bank żąda nagłych wyjaśnień, praktyczne znaczenie mają pierwsze działania. Pomocne może być opracowanie o tym, co zrobić, gdy bank blokuje konto i jakie prawa ma klient.

Transakcje z udziałem podmiotów trzecich, pożyczek i rachunków prywatnych

Alert AML może powstać również wtedy, gdy przepływ środków nie odpowiada formalnej relacji prawnej między stronami. W obrocie gospodarczym zdarzają się płatności za inny podmiot, cesje, potrącenia, pożyczki wspólników albo finansowanie pomostowe. Każda z tych konstrukcji wymaga jednak dokumentów.

Najczęstsze obszary ryzyka obejmują następujące sytuacje:

• zapłatę faktury przez podmiot, który nie jest kontrahentem wskazanym w umowie,
• przelewy między rachunkiem prywatnym wspólnika a rachunkiem spółki bez uchwały, umowy pożyczki lub opisu tytułu płatności,
• finansowanie działalności przez osoby trzecie bez ujawnienia relacji gospodarczej,
• częste zwroty zaliczek, kaucji lub pożyczek bez harmonogramu i dokumentacji,
• przelewy od nowych kontrahentów, których tożsamość i beneficjenci rzeczywiści są trudni do ustalenia.

Z punktu widzenia zarządu istotne jest także ryzyko dowodowe. Jeżeli po kilku miesiącach organ, prokurator lub bank zażąda wyjaśnień, spółka powinna być w stanie odtworzyć decyzję biznesową, podstawę płatności i źródło środków. Brak dokumentów może wydłużyć blokadę i utrudnić skuteczne zażalenie albo reklamację.

Blokada rachunku po alercie AML – co powinien zrobić klient?

Po informacji o blokadzie rachunku najważniejsze jest ustalenie podstawy prawnej. Inne działania podejmuje się przy blokadzie bankowej wynikającej z procedur compliance, inne przy wstrzymaniu transakcji lub blokadzie rachunku na żądanie GIIF, a jeszcze inne przy postanowieniu prokuratora.

W pierwszej kolejności warto zabezpieczyć następujące informacje i dokumenty:

• komunikat banku, postanowienie organu albo inną podstawę blokady,
• historię rachunku za okres objęty wątpliwościami,
• umowy, faktury, zamówienia, dokumenty transportowe i potwierdzenia wykonania usług,
• wyjaśnienie źródła środków i celu transakcji,
• dokumenty dotyczące beneficjenta rzeczywistego, struktury właścicielskiej i relacji z kontrahentem,
• dowody szkody lub ryzyka szkody, na przykład listę zaległych wynagrodzeń, podatków, rat kredytowych i płatności dla kluczowych dostawców.

Fakt prawny: jeżeli dalsza blokada wynika z postanowienia w postępowaniu karnym, termin na zażalenie co do zasady wynosi 7 dni od doręczenia lub ogłoszenia postanowienia, przy czym zawsze należy sprawdzić pouczenie w konkretnym dokumencie [3]. W relacji z bankiem znaczenie może mieć także reklamacja w trybie ustawy o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego [4].

W sprawach spornych przydatne jest rozróżnienie ścieżki reklamacyjnej i procesowej. Więcej na ten temat omawia artykuł o tym, jak składać skuteczną reklamację, gdy bank zablokował konto.

Jak ograniczyć ryzyko blokady rachunku w procedurach AML?

Ryzyka AML nie da się całkowicie wyeliminować, ale można istotnie zmniejszyć prawdopodobieństwo blokady i skrócić czas jej wyjaśniania. Kluczowe jest przygotowanie dokumentów zanim bank lub organ zada pytania.

Firmy powinny w szczególności wdrożyć następujące zasady:

• opisywać przelewy precyzyjnie, z numerem faktury, umowy lub zamówienia,
• unikać nieudokumentowanych płatności za podmioty trzecie,
• aktualizować w banku dane o profilu działalności, beneficjentach rzeczywistych i źródłach przychodów,
• archiwizować dokumenty potwierdzające wykonanie usług niematerialnych,
• weryfikować kontrahentów, zwłaszcza przy transakcjach międzynarodowych i wysokokwotowych,
• przygotować procedurę awaryjną na wypadek czasowej utraty dostępu do rachunku.

Opinia biznesowa: blokada rachunku jest zdarzeniem prawnym, ale jej skutki są przede wszystkim operacyjne. Decyduje czas reakcji, kompletność dokumentów i zdolność wykazania, że transakcja ma realny cel gospodarczy. Jeżeli sprawa dotyczy wstrzymanej transakcji, blokady rachunku przez GIIF albo żądań banku w procedurze AML, kancelaria KKZ może przeanalizować dokumenty i zaproponować strategię działania, dlatego w przypadku pilnej blokady warto skontaktować się z nami.

FAQ – jakie transakcje mogą uruchomić procedurę AML i doprowadzić do blokady rachunku?

Czy każda duża transakcja uruchamia procedurę AML?

Nie. Wysoka kwota sama w sobie nie oznacza podejrzenia prania pieniędzy. Ryzyko rośnie, gdy transakcja jest nietypowa dla klienta, nie ma jasnego celu gospodarczego, dotyczy podmiotu trudnego do zweryfikowania albo nie jest poparta dokumentami.

Czy bank może żądać faktur, umów i wyjaśnień źródła środków?

Tak. Bank jako instytucja obowiązana stosuje środki bezpieczeństwa finansowego na podstawie ustawy AML [1]. W praktyce może oczekiwać dokumentów pozwalających ustalić źródło środków, cel transakcji, beneficjenta rzeczywistego i zgodność operacji z profilem klienta.

Jak długo może trwać blokada rachunku przez GIIF?

GIIF może zażądać wstrzymania transakcji lub blokady rachunku na okres nie dłuższy niż 96 godzin. Następnie prokurator może postanowić o dalszej blokadzie lub wstrzymaniu transakcji na czas oznaczony, nie dłuższy niż 6 miesięcy [1].

Czy przelewy z rachunku prywatnego wspólnika na konto spółki są ryzykowne AML?

Mogą być, jeżeli nie są właściwie opisane i udokumentowane. Pożyczka, dopłata, zwrot wydatków albo finansowanie pomostowe powinny mieć podstawę w umowie, uchwale, księgowaniu lub innym dokumencie wyjaśniającym tytuł płatności.

Co zrobić, gdy bank nie podaje szczegółowej przyczyny blokady?

Należy ustalić, czy blokada wynika z decyzji banku, żądania GIIF, postanowienia prokuratora, zajęcia egzekucyjnego czy innej podstawy. Następnie trzeba zabezpieczyć korespondencję, historię rachunku i dokumenty transakcyjne oraz rozważyć reklamację, zażalenie lub inne środki właściwe dla danej podstawy blokady.

Czy można zaskarżyć blokadę rachunku po procedurze AML?

To zależy od podstawy blokady. Jeżeli blokada wynika z postanowienia w postępowaniu karnym, co do zasady możliwe jest zażalenie w terminie 7 dni od doręczenia lub ogłoszenia postanowienia, zgodnie z pouczeniem [3]. W relacji z bankiem możliwa jest także reklamacja w trybie właściwym dla podmiotów rynku finansowego [4].

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe.

[3] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego.

[4] Ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego, o Rzeczniku Finansowym i o Funduszu Edukacji Finansowej.