Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana – jak uniknąć blokady konta ze środkami klientów?

Biuro rachunkowe, którego podstawową działalnością jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub świadczenie określonych usług księgowych i podatkowych, może być instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu [1]. To oznacza konkretne obowiązki: ocenę ryzyka klienta, stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, analizę transakcji oraz zgłaszanie podejrzeń do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Ryzyko rośnie, gdy przez rachunek biura przepływają środki wielu klientów, na przykład zaliczki na podatki, opłaty urzędowe, składki ZUS lub środki przekazywane dalej na podstawie umów z klientami. Przy podatkach trzeba dodatkowo uwzględnić ograniczenia wynikające z Ordynacji podatkowej dotyczące zapłaty podatku przez podmiot inny niż podatnik [2]. Z perspektywy banku taki rachunek może wyglądać jak rachunek zbiorczy, na którym występują liczne wpłaty od różnych podmiotów, szybkie transfery oraz płatności do organów publicznych. Bez właściwej dokumentacji i spójnego modelu operacyjnego może to uruchomić procedury AML banku, a w określonych przypadkach także działania GIIF lub Szefa KAS.

Dlaczego rachunek biura rachunkowego może zostać zablokowany?

Blokada rachunku nie jest jedną procedurą. W praktyce może wynikać z kilku podstaw prawnych i faktycznych. Inne konsekwencje ma wstrzymanie transakcji przez bank w ramach procedur AML, inne blokada rachunku na żądanie GIIF, a jeszcze inne blokada w systemie STIR na podstawie Ordynacji podatkowej [2].

Typowe źródła ryzyka dla biura rachunkowego obejmują:

• wpływy od wielu klientów na jeden rachunek, bez jasnego tytułu płatności i bez przypisania środków do konkretnego zobowiązania,
• krótki czas pomiędzy wpływem środków a ich dalszym transferem, co może wyglądać jak przepływ tranzytowy,
• płatności podatków lub składek za wiele podmiotów z rachunku biura, przy czym w przypadku podatków należy zweryfikować, czy zapłata przez biuro jest dopuszczalna i skuteczna na gruncie Ordynacji podatkowej,
• obsługę klientów z branż podwyższonego ryzyka, w tym podmiotów prowadzących intensywny obrót gotówkowy lub międzynarodowy,
• brak aktualnej dokumentacji KYC, beneficjentów rzeczywistych, struktury właścicielskiej i źródła środków klientów,
• niespójność pomiędzy profilem działalności biura a rzeczywistą skalą przepływów finansowych.

Faktem jest, że bank jako instytucja obowiązana również musi monitorować relacje z klientem i może żądać wyjaśnień dotyczących transakcji [1]. Opinią praktyczną jest natomiast to, że brak szybkiej, uporządkowanej odpowiedzi na pytania banku istotnie zwiększa ryzyko ograniczenia dostępu do rachunku.

Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana AML

Status instytucji obowiązanej oznacza, że biuro rachunkowe nie jest wyłącznie wykonawcą usług księgowych. W określonym zakresie pełni funkcję podmiotu, który ma identyfikować i ograniczać ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Obowiązki te wynikają w szczególności z ustawy AML [1].

W praktyce biuro powinno mieć wdrożone co najmniej następujące elementy zgodności:

• ocenę ryzyka instytucji obowiązanej, uwzględniającą typ klientów, usługi, kanały kontaktu i obszary geograficzne,
• wewnętrzną procedurę AML, o której mowa w ustawie, dostosowaną do rzeczywistego modelu działalności,
• procedury identyfikacji i weryfikacji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego,
• zasady bieżącego monitorowania relacji gospodarczej i transakcji,
• tryb dokumentowania decyzji o zgłoszeniu lub braku zgłoszenia do GIIF,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie obowiązków AML zgodnie ze strukturą organizacyjną biura, w tym na poziomie kadry kierowniczej, jeżeli ma to zastosowanie,
• szkolenia pracowników oraz zasady zgłaszania naruszeń wewnętrznych.

Więcej o praktycznym znaczeniu procedur identyfikacji klienta opisuje materiał AML i KYC w firmie. Dla biura rachunkowego nie jest to dokument „do segregatora”, lecz narzędzie obrony w sytuacji pytań banku, GIIF, organu podatkowego albo prokuratury.

Odpowiedzialność za zgłoszenia do GIIF i decyzje o transakcjach

Jeżeli biuro rachunkowe poweźmie podejrzenie, że określona transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, powinno rozważyć obowiązki informacyjne wobec GIIF [1]. Ocena nie może być automatyczna. Wymaga analizy faktów, dokumentów, profilu klienta oraz celu gospodarczego transakcji.

Wewnętrzna procedura powinna jasno określać, kto podejmuje decyzje w sytuacjach podwyższonego ryzyka. Ma to znaczenie dla odpowiedzialności firmy i osób zarządzających. Brak procedury, brak dokumentacji lub pozorne wdrożenie AML może skutkować sankcjami administracyjnymi przewidzianymi w ustawie AML, a w skrajnych przypadkach także ryzykami karnymi, zależnie od stanu faktycznego [1].

Dla bezpieczeństwa zarządu i właścicieli biura istotne jest dokumentowanie następujących okoliczności:

• kiedy powstała wątpliwość dotycząca klienta lub transakcji,
• jakie dokumenty zostały przeanalizowane,
• jak oceniono źródło środków i cel transakcji,
• kto podjął decyzję o kontynuacji, odmowie wykonania czynności albo zgłoszeniu do GIIF,
• czy zachowano poufność zgłoszenia i nie doszło do ujawnienia informacji klientowi.

Jak ograniczyć ryzyko blokady rachunku ze środkami klientów?

Podstawową zasadą powinno być ograniczenie mieszania środków własnych biura ze środkami klientów. Jeżeli model obsługi wymaga przyjmowania pieniędzy klientów, powinien być szczegółowo opisany w umowach, procedurach i dokumentacji dla banku. W przypadku podatków trzeba dodatkowo sprawdzić, czy zapłata z rachunku biura będzie dopuszczalna i skuteczna zgodnie z Ordynacją podatkową [2]. Samo wskazanie, że „tak działa biuro”, zwykle nie wystarcza.

Praktyczne działania zmniejszające ryzyko blokady obejmują:

• preferowanie płatności podatków i składek bezpośrednio z rachunków klientów, a nie przez rachunek biura,
• stosowanie pełnomocnictw i autoryzacji płatności, zamiast przyjmowania środków na rachunek biura,
• oddzielenie rachunków operacyjnych od rachunków technicznych, jeżeli taki model jest rzeczywiście potrzebny,
• precyzyjne tytuły przelewów, wskazujące klienta, okres rozliczeniowy i rodzaj zobowiązania,
• limity kwotowe i proceduralne dla środków przyjmowanych od klientów,
• regularne uzgadnianie sald i szybkie zwracanie środków niewykorzystanych,
• uprzednie poinformowanie banku o modelu przepływów, zwłaszcza przy większej skali obsługi.

Jeżeli biuro współpracuje z podmiotem, którego rachunek został zablokowany, konieczna jest dodatkowa ostrożność. Znaczenie ma wtedy ocena, czy płatność jest legalna, czy nie narusza zajęcia lub blokady oraz czy nie naraża biura na udział w obejściu zabezpieczenia. Szerzej opisuje to materiał kontrahent ma zablokowane konto.

Terminowe płatności podatków klientów przy blokadzie rachunku

Jednym z najbardziej dotkliwych skutków blokady rachunku biura jest ryzyko nieterminowej zapłaty podatków, składek ZUS lub innych zobowiązań klientów. Nawet jeżeli blokada dotyczy rachunku biura, konsekwencje biznesowe odczuwają klienci: odsetki, ryzyko zaległości, utrata zaufania i spór o odpowiedzialność kontraktową. W przypadku podatków trzeba też uwzględnić, że ich zapłata przez podmiot trzeci jest ograniczona przepisami Ordynacji podatkowej [2].

Plan awaryjny powinien być przygotowany przed blokadą, nie dopiero po jej zastosowaniu. Warto uregulować go w umowie z klientem oraz w procedurze operacyjnej biura.

Elementy takiego planu powinny obejmować:

• zasadę, że środki na podatki i ZUS pozostają na rachunku klienta tak długo, jak to możliwe,
• alternatywny tryb zatwierdzania przelewów przez klienta,
• listę zobowiązań krytycznych i terminów ustawowych,
• szybką ścieżkę komunikacji z klientem w razie wstrzymania dostępu do rachunku,
• procedurę pozyskania potwierdzeń sald i dokumentów dla banku lub organu,
• analizę możliwości wystąpienia o zwolnienie określonych środków spod blokady, zależnie od podstawy prawnej blokady.

W określonych przypadkach możliwe jest ubieganie się o zwolnienie środków na podatki, ZUS i pensje. Skuteczność takiego wniosku zależy jednak od podstawy blokady, treści decyzji lub żądania organu, dokumentów potwierdzających przeznaczenie środków oraz pilności płatności.

Komunikacja z bankiem przy rachunku obsługującym wielu klientów

Bank powinien rozumieć model działalności biura rachunkowego. Jeżeli dowiaduje się o nim dopiero po wykryciu nietypowych przepływów, ryzyko reakcji blokującej jest większe. Dobra komunikacja z bankiem nie oznacza ujawniania nadmiarowych danych, lecz przygotowanie spójnego pakietu informacji.

W rozmowach z bankiem przydatne są następujące dokumenty i wyjaśnienia:

• opis modelu obsługi płatności klientów,
• wzory umów z klientami regulujące przyjmowanie i przekazywanie środków,
• procedura AML i KYC oraz informacja o osobie odpowiedzialnej,
• zestawienie typowych tytułów przelewów i odbiorców płatności,
• wyjaśnienie źródła środków i celu najważniejszych transakcji,
• potwierdzenie, że biuro nie prowadzi działalności płatniczej bez wymaganego zezwolenia, jeżeli taki zarzut mógłby się pojawić.

Faktem jest, że bank nie ma obowiązku akceptować każdego modelu przepływów. Opinią praktyczną jest jednak to, że przejrzystość, powtarzalność i dokumentacja istotnie zmniejszają ryzyko uznania rachunku za nieadekwatny do profilu klienta.

Konsekwencje prawne i biznesowe blokady rachunku biura

Blokada rachunku biura rachunkowego może wywołać skutki szersze niż czasowy brak dostępu do pieniędzy. W grę wchodzi odpowiedzialność kontraktowa wobec klientów, spory o nieterminowe rozliczenia, utrata płynności, ryzyko wypowiedzenia umowy rachunku przez bank oraz obowiązki wyjaśniające wobec organów.

Najważniejsze konsekwencje dla zarządu lub właścicieli biura to:

• konieczność szybkiego ustalenia podstawy prawnej blokady i organu prowadzącego czynności,
• zabezpieczenie dokumentów potwierdzających pochodzenie i przeznaczenie środków,
• ocena, czy doszło do naruszenia obowiązków AML,
• komunikacja z klientami bez naruszania zakazów ujawniania informacji,
• analiza potencjalnej odpowiedzialności odszkodowawczej za nieterminowe płatności,
• ochrona reputacji i ciągłości działania biura.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej blokady rachunku wymaga analizy dokumentów, komunikacji z bankiem, podstawy prawnej działania organu oraz przepływów na rachunku. Jeżeli biuro rachunkowe obsługuje środki klientów lub mierzy się z blokadą rachunku, warto szybko przeanalizować ryzyka i możliwe działania, dlatego napisz do nas.

FAQ – biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

Czy każde biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną AML?

Nie każde przedsiębiorstwo używające nazwy „biuro rachunkowe” w identycznym zakresie, ale przedsiębiorcy, których podstawową działalnością jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub świadczenie określonych usług księgowych i podatkowych, mogą być instytucjami obowiązanymi na podstawie ustawy AML [1]. Zakres obowiązków zależy od rodzaju usług, modelu działalności i profilu klientów.

Czy bank może zablokować rachunek biura, jeżeli wpływają na niego środki wielu klientów?

Tak, przepływy tego typu mogą uruchomić procedury AML banku, żądania wyjaśnień lub wstrzymanie transakcji. Formalna blokada rachunku może natomiast wynikać także z działań GIIF albo Szefa KAS na podstawie właściwych przepisów [1], [2].

Czy biuro rachunkowe powinno przyjmować pieniądze klientów na podatki i ZUS?

Najbezpieczniejszym modelem jest płatność bezpośrednio z rachunku klienta. Jeżeli biuro przyjmuje środki klientów, powinno mieć jasną podstawę umowną, wyodrębniony proces, przejrzyste tytuły przelewów i dokumentację uzasadniającą przepływy. W przypadku podatków trzeba dodatkowo sprawdzić ograniczenia dotyczące zapłaty podatku przez podmiot inny niż podatnik [2].

Co zrobić, gdy rachunek biura zostanie zablokowany przed terminem podatkowym klienta?

Najpierw należy ustalić podstawę blokady i organ odpowiedzialny za czynność. Następnie trzeba zabezpieczyć dokumenty potwierdzające przeznaczenie środków oraz rozważyć wniosek o zwolnienie środków na zobowiązania publicznoprawne, jeżeli przepisy i stan faktyczny na to pozwalają.

Kto w biurze rachunkowym odpowiada za zgłoszenia do GIIF?

Biuro powinno wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację obowiązków AML, w tym analizę transakcji i obsługę zgłoszeń. Odpowiedzialność zależy od struktury organizacyjnej, procedury wewnętrznej oraz faktycznego podziału zadań.

Czy procedura AML wystarczy, aby uniknąć blokady rachunku?

Sama procedura nie gwarantuje uniknięcia blokady. Znaczenie ma jej realne stosowanie: aktualna ocena ryzyka, dokumentacja KYC, monitoring transakcji, szkolenia i szybka komunikacja z bankiem.

Czy biuro może poinformować klienta o zgłoszeniu do GIIF?

Co do zasady należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ ustawa AML przewiduje zakazy ujawniania określonych informacji związanych ze zgłoszeniami i analizą podejrzanych transakcji [1]. Każda komunikacja z klientem powinna być oceniona pod kątem przepisów AML.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Dz.U. 2018 poz. 723 ze zm., w szczególności art. 2 ust. 1 dotyczący instytucji obowiązanych.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926 ze zm., w szczególności art. 62b dotyczący zapłaty podatku przez inny podmiot oraz art. 119zv i nast. dotyczące STIR.

[3] Generalny Inspektor Informacji Finansowej, komunikaty, ostrzeżenia i informacje dotyczące stosowania ustawy AML, dostępne w serwisie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/generalny-inspektor-informacji-finansowej

[4] Komisja Nadzoru Finansowego, informacje i stanowiska dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, dostępne w serwisie KNF: https://www.knf.gov.pl